چند نکته جهت ارتباطات تلفنی

¨    از مکالمات شخصی بپرهیزید.

¨    روی کلمات کلیدی تاکید کنید.

¨    اگر می خواهید مخاطب جواب مثبت بدهد، سوالاتتان را به صورت مثبت مطرح نمایید. بگویید: " می خواهید .... ؟" نگویید: "نمی خواهید ....؟"

¨    هرگز به مخاطب نگویید:  "حدس می زنم"، "احتمالن"، "فکر می کنم"، با اطمینان صحبت کنید.

¨    قبل از تماس با سازمان، اطلاعات مورد نیاز موضوع صحبت را آماده کنید.

¨    در هنگام مکالمه تلفنی روی کلمات کلیدی تاکید کنید یا چند بار از آنها استفاده نمایید.

¨    هدف از تماس گرفتن را بیان کنید.

¨    بیش از حد او را HOLD ننمایید.

¨    تلفن های غیر مرتبط با واحد خود را به دیگران تفویض کنید.

¨    هرگز بدون هماهنگی با مدیر خود، به مخاطب وعده ندهید.

¨    قبل از ارتباط به مدیر خود، اطمینان حاصل کنید که کلیه اطلاعات را دریافت نموده اید.

¨    هرگز با اطمینان به تماس گیرندگان نگویید که مدیر شما می تواند با ایشان صحبت کند.

¨    هنگام دریافت اطلاعات تلفنی، کلید واژه ها را یادداشت کنید تا فراموش شود.

¨    اگر قرار است پیامی را به فردی منتقل کنید، در صورت عدم حضور وی در سازمان، از فردی که گوشی را برداشته بخواهید پیغام شما رابگیرید و به فرد مورد نظر انتقال دهد. در این حالت اطلاعات کامل فردی که گوشی تلفنی را برداشته به طور کامل یادداشت کنید و مراتب را به مدیر خود اطلاع دهید.

¨    در صورت پرسش راجع به موضوعی که اطلاع ندارید بهتر است بگویید:  "اجازه بفرمایید بررسی کنم بعد به شما اطلاع می دهم"، از به کار بردن عباراتی همچون "من در جریان نیستم" یا "اطلاع ندارم" و یا "ابداً چنین مطلبی را نشنیده ام" خودداری کنید.

¨    مشخصات فردی تماس گیرنده را در جداولی که از پیش تهیه کرده اید، ثبت نمایید.